صورت جلسات ثبتی در حکم اسناد رسمی هستند زیرا منجر به تنظیم سند رسمی می شوند

تعریف سند در قانون مدنی: از ماده 1284 الی 1296

 

 

«شرایط لازم جهت صحت تنظیم صورت مجالس»

1/ آشنایی کامل با قوانیین و مقرراتی که در رابطه با آن موضوع صورت مجلس تنظیم می شود.

2/ بدانیم که چه موضوع یا موضوعاتی در صورت مجلس باید قید شود. (مانند: قید عنوان صورت جلسه در بالای صفحه)

3/ قید مسایل و موضوعاتی که تنظیم کنندگان صورت مجلس درباره ی آن به توافق رسیده اند (مانند: صورت جلسه تبادل لوایح- قید اظهارات کسیکه درخواست ثبت داده و کسیکه علیه او تقاضا داده)

4/ ذکر موارد و اقداماتی که مقرر است بعد از تنظیم صورت مجلس توسط فرد یا افرادی صورت گیرد(مانند: بند یک ماده 3آیین نامه-طرفین می توانند قبل از معاینه محل نسبت به ارائه اسناد معارض به اداره ثبت مراجعه کنند)

5/ استفاده از لغات و اصطلاحات حقوقی و ثبتی و به کاربردن هر یک از آنه در جای خود

6/ استفاده از نثری پخته و پاکیزه به طوریکه مفهوم آن برای هر خواننده ای روشن و بدون ابهام باشد.

7/ رعایت نقطه گذاری و استفاده از نشانه هایی که فهم جملات را برای خواننده ی متن آسان می سازد.

8/ نتیجه گیری و در صورت لزوم اظهار نظر صریح در پایان صورت مجلس

9/ امضای صورت مجلس تنظیمی (نمونه زیر)

نماینده ثبت         نقشه بردار ثبت                   متقاضی/وکیل متقاضی  برابروکالتنامه      

    نام/امضا              نام/امضا                                   نام/امضا   

 

«ارکان صورت جلسات ثبتی»

در تنظیم هر صورت مجلسی باید نکاتی رعایت شود و این نکات تشکیل دهنده عناصر و ارکان هر صورت مجلس می باشد .

الف - مقدمه

صورت مجلسها داری مقدمه ای است که درباره ی کلیات موضوعی که نسبت به آن موضوع صورت مجلس تنظیم می گردد بحث می کند .

ب – قید زمان ، تاریخ و مکان تنظیم صورت مجلس

ج – ذکر اسامی و سمت اشخاص که هنگام تنظیم صورت جلسه حضور دارند.

د – اشاره به شماره ی نامه ها یا مستنداتی که باید به صورت مجلس ضمیمه گردد.

ه – اشاره به دستور مافوق که در اجرای دستور او صورت مجلس تنظیم می گردد.

و – شرح کامل موضوع و قید شرایطی که باید در صورت مجلس ثبت گردد.

در تنظیم صورت جلسات سلسله مراتب اداری باید با رعایت زمان نوشته شود به عنوان نمونه اول درخواست متقاضی می آید سپس دستور رئیس.

 

«صورت مجلس معاینه ی محل و احراز تصرفات مالکانه»

تنها صورت جلسه ای که محاکم مخیرند از آن تبعیت کنند صورت جلسه ی احراز تصرف است و در بقیه ی موارد ملزم به تبعیت نیستند. (پیوست1)

 

«صورت مجلس تحدید حدود»

عملیات تحدید حدود با رعایت مواد 67 ، 71 ، 78 و غیره آیین نامه ثبت انجام می پذیرد

 

«صورت مجلس تفکیکی»

املاکی که تحدید حدود شده را می توان تفکیک کرد و اگر نسبت به آن اعتراضی شده با ذکر موضوع «مورد اعتراض باقی است» تفکیک کرد.

اقدامات لازم جهت انجام عملیات تفکیک:

1 – مراجعه ی متقاضی به دفترخانه جهت استعلام از اداره ثبت محل برابرسند

2 – نقشه ی تفکیکی برابر سند متقاضی (این مورد شامل آپارتمان ها نمی شود)

3 – گواهی مالکیت

4 – اخذ استعلام تفکیک و نقشه ی آن از متقاضی که توسط دفترخانه صادر شده است

5 – اگر ملک مورد تقاضا در رهن بانک باشد با ارسال نامه به مرجع وام دهنده و دریافت پاسخ آن جهت اجازه تفکیک می توان به ادامه عملیات مبادرت نمود.

موارد لازم در صورت جلسه تفکیکی:

1 – درخواست مالک

2 – ارائه استعلام و نقشه ی تفکیکی و گواهی پایان ساختمان جهت آپارتمانها

3 – اشاره به جریان ثبتی ملک

4 – اشاره به دستور اداره جهت تفکیک

5 – اشاره به تائیدیه ی شهرداری

6 – اشاره به عدم بازداشت یا رهن ملک ضمن اعلام جریان ثبتی ملک

7 - اعلام حدود کل قطعات مورد تفکیک

9 – اشاره به حدود قطعات تفکیک شده

(پیوست2)

 

املاک داخل محدوده ی شهری را باید از شهرداری استعلام کرد و خارج از محدوده ی شهرداری را از جهاد کشاورزی

در صورت جلسات نوشتن نوع کاربری ملک الزام آور نمی باشد

 

«صورت مجلس تجمیعی»

رعایت موارد زیر جهت انجام عملیات تجمیع ضروری است:

1 – تجمیع املاک در مواقعی است که ملک یا به صورت دیوار کشی باشد و یا محدوده واحدی را تشکیل دهد

2 – حالت تجمیع در املاک یا به صورت اشاعه است یا مجزا که در حالت اشاعه باید به سهام مالکین توجه شود.

3 – در تجمیع باید سند مالکیت صادر شده باشد.

4 – املاک بازداشت شده ، در قید رهن و بیع شرط را نمی توان تجمیع کرد.

(پیوست 3)

 

«چگونگی پاسخ به پرسش های املاک جاری»

(پیوست 4)

 

«صورت مجلس افراز»

رعایت موارد زیر جهت انجام عملیات افراز ضروری است:

1 – املاکی قابلیت افراز دارند که حالت اشاعه داشته باشند.

2 – طبق ماده قانون آیین نامه افراز صورت جلسه ی افراز می بایست توسط نماینده تنظیم گردد.

3 – درخواست افراز باید ضمن اعلام آدرس شرکا انجام گیرد.

4 – نماینده باید بررسی نماید که آیا عملیات ثبتی ملک مورد افراز پایان یافته یا خیر؟ - یعنی تقاضای ثبت شده ، تحدید حدود به عمل آمده و مدت واخواهی سپری شده باشد.

5 – باید معلوم شود که آیا ملک مورد افراز به حد نصاب می رسد یا خیر؟ - که این مورد با نوشتن نامه به شهرداری محل و پرسش از آن مرجع جهت به حد افراز رسیدن همان بخش مشخص می گردد.

6 - پلاک مورد افراز نباید معارض باشد.

7 – در ادامه عملیات افراز این نقشه برداراست که به متقاضی و دیگر شرکا اخطار می نماید.

8 – در عملیات افراز ساعت حضور در محل مهم می باشد.

موارد لازم در صورت جلسه افرازی:

1/ درخواست متقاضی

2/ دستور اداری مبنی بر عزیمت به محل

3/ اعلام جریان ثبتی (آیا ملک سند دارد یا خیر)

4/ اشاره به تاییدیه شهرداری یا مراجع ذی ربط

5/ حدود هر یک از قطعات

6/ اشاره به عدم بازداشت یا رهن در جریان ثبتی

(پیوست 5)

 

«صورت مجلس اجرای ماده 149 الحاقی قانون ثبت»

ماده 149درخصوص اضافه مساحت اعمال می شود. (به عنوان نمونه مساحت ملکی 400 متر بوده که در رای 360متر قید گردیده)

اجرای ماده 149 باید به تشخیص نماینده ی ثبت وبا تایید رئیس اداره باشد. (پیوست6)

 

 «صورت مجلس اجرای ماده 45 آیین نامه قانون ثبت»

ماده 45 آیین نامه در اثر تعریض طرق و شوارع و یا در اثر طرح هادی خیابانها اجرا می شود.

 حالت اول = درخواست ثبت ملکی نشده و در دفتر توزیع اظهارنامه به نام شخص یا اشخاصی معرفی شده است که در این حالت در دفتر توزیع مراتب اجرای ماده 45 قید می گردد.

حالت دوم = درخواست ثبت ملکی شده و تحدید حدود به عمل نیامده که در این حالت مراتب اجرای ماده 45 فقط در اظهارنامه ثبتی قید می گردد.

حالت سوم = درخواست ثبت ملکی شده و تحدید حدود به عمل آمده که در این حالت مراتب اجرای ماده 45 در صورت مجلس تحدید حدود و اظهارنامه قید می گردد.

حالت چهارم = درخواست ثبت ملکی شده و منجر به صدور سند مالکیت گردیده که در این حالت  مراتب اجرای ماده 45 درستون ملاحظات دفتر املاک قید و منجر به صدور پیش نویس سند مالکیت جدید می شود.

اطلاع از اجرای ماده 45 آیین نامه به صورت های زیر انجام می شود:

الف: خود اداره ی ثبت اطلاع پیدا می کند.

ب : مالک به اداره ثبت اطلاع می دهد.

ج : شهرداری نسبت به موضوع اقدام می کند.

 

«صورت مجلس اجرای بند 306 مجموعه بخشنامه های ثبتی/اصلاح حد»

موارد لازم در صورت مجلس اجرای بند 306 :

1/ درخواست مالک

2/ جریان پرونده

3/ دستور اداره

4/ عزیمت به محل

5/ نامه ی شهرداری جهت احداث (به عنوان مثال) کوچه

6/ حدود اولیه ملک

7/ حدود فعلی ملک

 

«صورت مجلس اجرای بند 372 مجموعه بخشنامه های ثبتی»

این بند به مبادله ی قسمت های جزی املاک هم جوار با یکدیگر می پردازد که رعایت تشریفات تفکیک در اینجا ضرورت ندارد.

موارد لازم در صورت مجلس اجرای بند 372 :

1 – قید حدود کلی دو پلاک مورد اصلاح

2 – قید حدود دو قسمتی که از یک پلاک به پلاک دیگر اضافه می شود

3 – قید حدود کلی اصلاحی دو پلاک

در آخر صورت جلسه می آوریم:

صورت جلسه شماره  . . . به دفترخانه . . . به پیوست ارسال می گردد تا نسبت به تنظیم اقرارنامه از سوی مالکین دو پلاک اقدام گردد.

 

«گزارش های ارسالی به هیات نظارت موضوع ماده 25 قانون ثبت»

موضوع ماده 25 ق . ث حدود صلاحیت و وظایف هیات نظارت است که بند های 1 و 5 و 7 آن در شورای عالی ثبت قابلیت اعتراض یا تجدید نظر دارند.

بند 1 ماده 25 :

هرگاه اختلافی ناشی از ثبت ملک از طرف اشخاص متقاضی ثبت رخ دهد مرجع رفع اختلاف هیات نظارت است.

موارد لازم در گزارش ارسالی به هیات نظارت :

(قبل از تقاضای ثبت)

1 – در خواست متقاضی

2 – شرح پلاک در دفاتر(احصائیه و توزیع)

3 – قید ادعای طرف مقابل مبنی بر ثبت همان ملک

4 – حدود ملک

5 – اظهار نظر

6 – اظهارات شهود با ذکر مشخصات ایشان

(بعد از تقاضای ثبت)

1 – ارائه مدارک از طرف مدعی

2 – ارائه شهود از طرف مدعی

3 – رفتن به محل

4 – اظهار نظر در مورد تصرفات به عمل آمده و تقاضای ثبت

بند 2 ماده 25 :

هرگاه در جریان ثبتی اشتباهی رخ دهد مرجع صدور تجدید ، تکمیل و اصلاح عملیات ثبتی هیات نظارت است. (بند 384 تا 387 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

بند 5 و6 ماده 25 :

موارد لازم در گزارش ارسالی به هیات نظارت :(مورد اشتباه در تفکیک)

1 – ذکر حدود اولیه ملک مورد گزارش

2 – ارسال صورت جلسه ی تفکیکی و نقشه آن

3 – اعلام حدود قطعه ی مورد تفکیک

4 – اعلام اشتباه حادث شده در صورت جلسه ی تفکیکی یا حدود و مساحت

5 – ذکر عدم در قید تامین و بازداشت بودن ملک مورد نظر (برابر بند 395 مجموعه بخشنامه ها)

در تمامی موارد گزارش به هیات نظارت اگر ملکی منجر به صدور سند شده باشد قید مورد فوق الزامی می باشد.

بند 7 ماده 25 :

موارد لازم در گزارش ارسالی به هیات نظارت :(مورد اشتباه در طرز تنظیم اسناد یا تطبیق با مفاد قانونی)

1 – استعلام از دفترخانه

2 – پاسخ آن استعلام

3 – رونوشت اداری سند

بند 8 ماده 25 :

موارد لازم در گزارش ارسالی به هیات نظارت :(رسیدگی به اعتراضات اشخاص در اجرای اسناد رسمی لازم الاجرا)

1 – اشاره به جریان عملیات اجرایی با توجه به گزارش ممیز یا متصدی اجرا

2 – اشاره به رای صادره توسط رئیس اداره با دلیل و مدرک قانونی

3 – ارسال اوراق اجرایی ابلاغ شده به طرفین

 

 

(پیوست 4)

«پاسخ به پرسش های املاک جاری»

به : دفترخانه شماره . . .

از : ثبت . . .

در پاسخ استعلام . . . بدین نحو اعلام می دارد ؛ درخواست ثبت پلاک . . . بخش . . . از آقای/خانم . . . پذیرفته شده ، آگهی های نوبتی و تحدیدی بعمل آمده و در مواعد مقرر به ماهیت حدود ، اعتراضی نرسیده و حدود و مشخصات آن برابر صورت مجلس تحدیدی/اظهارنامه بدین شرح می باشد:

شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی  . . .

بهایای ثبتی که به مبلغ . . . می باشد دریافت گردیده لذا با توجه به مراتب فوق و پرسش از ادارات ذی ربط و به مسئولیت متعاملین طبق مقررات و بخشنامه های صادره اقدام نمایید و در صورت مازاد بهای ثبتی فیش مربوطه را ارسال فرمایید.

 

(پیوست 5)

«صورت مجلس افراز»

نظربه اینکه آقا/خانم . . . به موجب درخواست . . . تقاضای افراز سهام خود از پلاک . . . بخش . . . را نموده است که اسناد مالکیت پلاک فوق در صفحات . . . و . . . دفاتر . . . و . . . ذیل شماره های . . . و . . . به نام های . . . و  . . . صادر و تسلیم شده است و حدود و مشخصات آن برابر اسناد صادره بدین شرح می باشد:

حدود و مشخصات ششدانگ یک باب خانه پلاک . . . واقعدر . . . بخش . . . . شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی . . .

و برابر گزارش . . . مانعی جهت افراز آن وجود ندارد و با توجه به گواهی های انجام شده تا این تاریخ در قید بازداشت و رهن نمی باشد لذا حسب دستور . . . اینجانب وحید خسروی به عنوان نماینده ثبت به اتفاق آقای . . . به عنوان نقشه بردارثبت در معیت متقاضی افراز با توجه به اخطارهای . . . و . . . که به مالکان مشاعی ابلاغ گردیده است در راس ساعت . . . مورخه . . . به محل وقوع ملک عزیمت نموده بدوا حدود ابرازی توسط نقشه بردار اعزامی برداشت گردید و مشخص گردید مورد تقاضا به صورت یک قطعه . . . می باشد که در تصرف متقاضی افراز می باشد و با توجه به سهام مشاعی نامبرده میزان تصرفات در ملکیت متقاضیان تعارض وجود ندارد.

لذا با توجه به اینکه شهرداری برابر با . . . با افراز پلاک مورد گزارش موافقت نموده است حدود پلاک افرازی و باقیمانده که در سهام شرکا قرار گرفته است به شرح ذیل می باشد:

  حدود و مشخصات ششدانگ یک باب خانه پلاک . . . واقعدر . . . بخش . . . . شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی . . .

نماینده ثبت         نقشه بردار ثبت                  متقاضی/وکیل متقاضی برابروکالتنامه    

       نام/امضا               نام/امضا                                نام/امضا   

 

 

 

 

 

 

 

(پیوست 3)

 «صورت مجلس تجمیعی»

نظر به اینکه آقا/خانم . . . به موجب درخواست . . . تقاضای تجمیع حدود پلاک های . . . بخش . . . را نموده است که اسناد مالکیت پلاک های فوق در صفحات . . . دفاتر . . . ذیل شماره های ثبت . . . به نام . . . صادر و تسلیم گردیده است و برابر گواهی های انجام شده تا این تاریخ در قید تامین و بازداشت نمی باشد که حدود و مشخصات هر یک از پلاک ها بدین شرح می باشد :

1 – حدود ششدانک یک باب خانه / . . . پلاک . . . واقعدر . . . بخش . . .

شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی . . .

2 -  حدود ششدانک یک باب خانه / . . . پلاک . . . واقعدر . . . بخش . . .

شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی  . . .

لذا حسب دستور . . . اینجانب . . . و آقای . . . به عناوین نماینده و نقشه بردار در معیت مالک/مالکان و با معرفی ایشان در محل وقوع ملک حضور یافته بدوا محل معاینه ، حدود ابرازی توسط نقشه بردار اعزامی برداشت گردید و مشخص شد که حدود ابراز شده در محدوده ی اسناد مالکیت صادره می باشد و با تجمیع فوق هیچگونه تضییع حقی از کسی نخواهد رفت که حدود تجمیعی بدین شرح تعریف می گردد:

شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی . . .

نماینده ثبت         نقشه بردار ثبت                  متقاضی/وکیل متقاضی برابروکالتنامه   

      نام/امضا               نام/امضا                                   نام/امضا   

این صورت مجلس در . . . نسخه ، . . . صفحه و . . . سطر بدون قلم خوردگی و الحاق با رعایت بند 31٣ مجموعه بخشنامه های ثبتی تنظیم گردید.

 

 

 

 

 

(پیوست1)

«صورت مجلس معاینه ی محل و احراز تصرفات مالکانه»

نظر به اینکه آقای/خانم . . . فرزند . . . به موجب درخواست . . . تقاضای ثبت تمامی/قسمتی از پلاک . . . واقعدر بخش . . . را نموده است ؛ که برابر گواهی بایگانی پلاک فوق در دفتر توزیع اظهارنامه به نام . . . معرفی و پلاک گذاری گردیده و فاقد سابقه ی ثبت می باشد که آقای/خانم . . . فوت نموده و برابر گواهی های مصدق انحصار وراثت . . . و مالیات بر ارث . . . وراث وی عبارتند از:

1 - . . .

2 - . . .

.

.

.

که کلیه ی وراث سهام خود از پلاک یاد شده را به مستدعی ثبت فوق برابر قولنامه ی عادی واگذار نموده اند که نامبرده تقاضای ثبت کل پلاک یاد شده را به نام خود دارد.

لذا حسب دستور . . . اینجانب وحید خسروی به عنوان نماینده به اتفاق آقای . . . به عنوان نقشه بردار در معیت متقاضی/نماینه متقاضی برابر وکالتنامه . . . دفترخانه . . . و با معرفی وی در روز . . . و تاریخ . . . به محل وقوع ملک عزیمت نموده ؛ ابتدا محل معاینه ، و سپس برابر مشاهدات عینی مشخص گردید که در حال حاضر مورد تقاضا به صورت یک باب خانه/ . . . می باشد که خانه ی/ . . . یاد شده بلامعارض در تصرف مستدعی است.

ابتدا حدود ابرازی توسط نقشه بردار اعزامی برداشت گردید که حدود و مشخصات آن بدین شرح می باشد :

ششدانگ/ . . . دانگ یک باب خانه پلاک . . . واقعدر بخش . . . به مساحت . . . متر مربع ؛ شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی  . . .

لذا جهت پذیرش ثبت پلاک مذبور از ادارات . . . و . . . پرسش گردید که طی شماره . . . و . . . بلامانع بودن ثبت آن اعلام گردید که با توجه به مراتب فوق تنظیم اظهارنامه ثبتی به نام مستدعی ثبت بلامانع می باشد.

نماینده ثبت         نقشه بردار ثبت                  متقاضی/وکیل متقاضی برابروکالتنامه    

       نام/امضا               نام/امضا                                 نام/امضا   

مشخصات شهود:

1 – نام . . . نام خانوادگی . . . فرزند . . . ش ش . . . متولد . . . ساکن . . .

2 - . . .

.

.

.

این صورت مجلس در . . . نسخه ، . . . صفحه و . . . سطر بدون قلم خوردگی و الحاق تنظیم گردید.

 

(پیوست2)

«صورت مجلس تفکیکی»

نظر به اینکه مالک پلاک  . . . واقعدر بخش . . . به موجب استعلام . . . و با ارائه ی نقشه ی تفکیکی ؛ تقاضای تفکیک پلاک . . . را نموده است که سند مالکیت آن در صفحه . . . دفتر . . . ذیل شماره . . . به نام نامبرده صادر و تسلیم گردیده است/و برابر سند رسمی . . . دفترخانه . . . به متقاضی تفکیک انتقال یافته است که درخواست ثبت آن برابر یک فقره اظهارنامه ثبتی به شماره . . . پذیرفته شده ؛ آگهی های نوبتی و تحدیدی آن بلامعارض سپری گردیده است مواعد واخواهی به ماهیت و حدود طی گردیده و در مواعد مقرر مورد اعتراض واقع نشده است. تحدید حدود به موجب صورت جلسه شماره . . . به عمل آمده است ؛ و برابر گواهی های انجام شده تا این تاریخ در قید تامین و بازداشت نمی باشد که حدود و مشخصات آن برابر سند صادره/صورت جلسه تحدیدی بدین شرح می باشد:

شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی  . . .

لذا حسب دستور . . . اینجانب وحید خسروی به عنوان نماینده ثبت به اتفاق آقای . . . به عنوان نقشه بردارثبت در معیت مالک و با معرفی ایشان در محل وقوع ملک حضور یافته بدوا محل معاینه و حدود ابرازی توسط نقشه بردار اعزامی برداشت گردید و مشخص شد که مورد تقاضا به صورت دو/ . . . قطعه زمین محصور/ . . . می باشد که هر دو قطعه در محدوده ی حدود سند مالکیت صادر ه بوده که شهرداری به موجب نامه . . . با تفکیک آن موافقت نموده است و توسط بایگان پلاک . . . فرعی جهت یکی/ . . . از قطعات منظور گردید که پلاک مذبور جهت قطعه شمالی/جنوبی/شرقی/غربی منظور گردید و جهت باقیمانده ی همان پلاک یاد شده جهت شمالی/جنوبی/شرقی/غربی

لذا با توجه به مراتب فوق به تفکیک پلاک یاد شده به شرح ذیل مبادرت می شود:

حدود و مشخصات ششدانگ یک باب خانه پلاک . . .متخذ پلاک . . . واقعدر . . . بخش . . . . شمالا: . . . شرقا: . . . جنوبا: . . . غربا: . . . حقوق ارتفاقی . . .

لذا جهت تفکیک پلاک مذکور از ادارات . . . و . . . پرسش گردید که طی شماره . . . و . . . بلامانع بودن تفکیک آن اعلام گردید که با توجه به مراتب فوق تنظیم صورت مجلس تفکیکی بلامانع می باشد.

نماینده ثبت         نقشه بردار ثبت                  متقاضی/وکیل متقاضی برابروکالتنامه     

    نام/امضا                   نام/امضا                               نام/امضا   

     این صورت مجلس در . . . نسخه ، . . . صفحه و . . . سطر بدون قلم خوردگی و الحاق تنظیم گردید.

:: موضوعات مرتبط: مقالات حقوقی , ,